Comment mettre en place un programme de qualité de vie au travail en toute connaissance de cause ?

Le bonheur au bureau n'est pas un mythe

Le bonheur au bureau n’est pas un mythe

Mettre en place un programme de qualité de vie au travail ainsi que le recommande le dernier Plan Santé au Travail devrait être perçu comme une priorité par les tops managers. Or, beaucoup se contentent de petites retouches dont ils confient la mise en place à leur direction des ressources humaines, sous estimant la véritable ampleur du problème. Ceci est d’autant plus regrettable que, dans de nombreux cas, le comportement des tops managers est à l’origine d’une large part du stress qui règne dans leur entreprise, avec toutes les conséquences induites sur la santé mentale et physique de leurs salariés. Les exemples d’Amazon et de Volkswagen, que nous avons largement évoqués dans ces colonnes (voir à ce sujet   ), montrent comment de tels effets sont générés par les attitudes des dirigeants. Ainsi, des pratiques managériales inappropriées – comme celles faisant appel à la pression par exemple – biaisent le comportement et la productivité des salariés. Pas étonnant que certains  n’hésitent pas à se mettre en arrêt maladie s’ils ressentent la situation comme invivable. Ils évitent ainsi d’en arriver au ‘burn out’ ou d’avoir à faire appel aux ‘hot lines’ censées prévenir les risques psycho-sociaux dans l’entreprise.

Ce sont ainsi des millions de journées d’absence et des milliards d’euros qui grèvent la bonne marche des entreprises et de l’économie sans que de véritables mesures soient prises. La situation n’est pas meilleure chez nos voisins. Ainsi, au Royaume-Uni, 23,3 millions de journées d’absence coûtent la bagatelle de 2,8 milliards de livres chaque année à l’économie britannique. Mettre en place un programme de qualité de vie au travail sans se préoccuper de la façon dont l’entreprise est managée afin de diminuer le stress induit par le management risque de ne pas donner tous les bénéfices escomptés. Au Canada, où la qualité de vie au travail est prise en main par le top management des entreprises et où l’approche du problème est plus globale, les statistiques montrent que le retour sur investissement varie de 1,5 à 3,8 dollars par dollar investi. Résultats : baisse significative du taux d’absentéisme, prévention efficace des risques psychosociaux et, cerise sur le gâteau, salariés plus sereins et plus productifs.

La productivité chute avec le stress

La productivité chute avec le stress

Si le problème n’est pas nouveau, toutes les enquêtes montrent qu’il est nécessaire d’agir au plus vite. La dernière en date, réalisée par ADP[1], leader mondial des solutions en gestion de capital humain, montre que le bien-être des salariés européens est toujours menacé par le stress. En effet, 91% d’entre eux seraient soumis au stress dans leur travail, perturbant gravement l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. L’enquête montre en outre que le stress fortement ressenti n’est pas pris en compte par le top management. En effet, malgré ces chiffres élevés, l’enquête ADP constate que les entreprises ne parviennent pas à aider leurs salariés à faire face : un quart d’entre eux déclare que leur employeur ne les aide pas à gérer le stress et un cinquième d’entre eux (19%) pense que leur employeur n’est même pas conscient du degré de stress qu’ils subissent. En France, c’est un tiers des salariés qui dit ne pas être aidé. Eddy Corcos, directeur de l’activité Human Capital Management d’ADP France reconnaît qu’un stress excessif et fréquent constitue « la plus grande des menaces pour les collaborateurs car il affecte le moral de ces derniers, ainsi que leur productivité et leur efficacité ».

Le stress peut provenir du manager

Le stress peut provenir du manager

Outre le mode de management, d’autres facteurs de stress sont à considérer. Ils touchent toutes les catégories de personnel, y compris le top management. Il importe donc d’en identifier toutes les sources et d’y porter remède. Les nouvelles technologies y tiennent une place importante. Facteurs indéniables de productivité, elles ont aussi leurs effets pervers, notamment sur le fonctionnement du cerveau, un aspect que nous avons largement traité sur ce blog. Nous savons que la méditation et son action sur le cortex préfrontal permet de diminuer ces effets pervers et d’en réduire l’ampleur en maîtrisant mieux les usages, à commencer par la messagerie électronique. Plusieurs études confirment que le mauvais usage de la messagerie peut entraîner des pertes substantielles de productivité. Son développement anarchique, auquel tous les salariés sont confrontés au quotidien, n’a rien d’une fatalité si tant est qu’on l’envisage comme un mode de communication asynchrone. Sachant qu’un cadre peut recevoir jusqu’à 200 messages par jour, parfois plus, il convient de réduire le plus possible ce flux et de diminuer l’impact négatif des sollicitations intempestives de ces messages sur le fonctionnement cérébral, notamment le cortex préfrontal.

La vie privée est envahie par ces technologies

La vie privée est envahie par ces technologies

Le deuxième secteur dont il faut maîtriser l’usage, c’est celui des réunions, physiques ou virtuelles. Il doit être également encadré afin d’éviter la « réunionite » et les baisses de productivité. Les statistiques sont formelles : plus de 8 cadres sur 10 s’occupent en faisant autre chose en réunion, ils lisent et répondent à des emails ou à des SMS (51%), travaillent sur d’autres dossiers (49%), dessinent (37%), jouent sur leur smartphone (10%), consultent les réseaux sociaux (8%), organisent leur week end ou vacances (7%) ou accèdent à des sites de rencontre (2%).  Ils perdent rapidement le fil de la discussion alors que la « ré-union » est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise. Les technologies peuvent aider à automatiser certains aspects de la réunion afin d’en réduire le nombre ou avoir une transcription automatique des propos qui ont été tenus. Les nouvelles technologies permettent d’organiser de simples conference calls ou des webinaires plus ambitieux. Elles offrent l’avantage de réduire les coûts. Afin d’améliorer les réunions, de nombreuses méthodes sont enseignées par les cabinets de management. Elles permettent de clarifier les objectifs d’une réunion en fixant un cadre. Mais, sur le fond, elles ne changent rien au décrochage des participants. Car, souvent perdu de vue, l’essentiel est que plus un individu est stressé, moins il est capable de rester focalisé le temps d’une réunion. Les analyses EEG montrent que le manque d’attention dont souffrent la majorité des participants est lié à un déficit d’ondes alpha, notamment au niveau du cortex préfrontal, et à un excès d’ondes thêta, révélateur d’un bruit mental lié à une suractivité dans la zone occipitale du cerveau. La pratique régulière d’une technique de méditation permet d’augmenter les ondes alpha du cerveau.

Maîtriser les réunions (Photo hellochao)

Maîtriser les réunions (Photo hellochao)

Toujours au chapitre des nouvelles technologies, il faut également tenir compte de l’impact résultant de l’usage d’Internet et des réseaux sociaux. En pratique, il est impossible d’interdire l’usage d’Internet dans une entreprise car il constitue l’infrastructure de l’outil de travail des salariés. Celui qui se verrait interdire l’accès à Internet pourra toujours y accéder avec son smartphone. L’usage d’Internet se répandant dans tous les secteurs de l’économie, celui des réseaux sociaux ne fait que suivre. Avec Facebook, 1,5 milliard de comptes, comme avec les autres, on constate que les salariés deviennent rapidement consommateurs de ces échanges, tout comme avec la messagerie. Ces pratiques deviennent rapidement addictives. Les neurosciences montrent que l’addiction s’installe avec la répétition ininterrompue de sollicitations qui perturbent le fonctionnement cérébral,  diminuant  la capacité de focalisation. Le phénomène d’addiction est palpable au restaurant : nous avons tous vu un individu devant son assiette qui ne pouvait s’empêcher de consulter sa messagerie ou Facebook entre deux bouchées. Que représente exactement le temps consacré à de telles addictions ? Un sondage réalisé en 2014 aux Etats-Unis rapporte que plus de 50%  des interviewés confessent perdre plus d’une heure par jour dans des activités non professionnelles sur Internet et les réseaux sociaux.

Chute de la productivité

Chute de la productivité (Source MailOne)

Ces premières pistes permettent de réfléchir à la façon d’optimiser le temps effectivement consacré au travail. Le bon usage des nouvelles technologies permettra d’assurer de meilleures conditions de travail aux salariés ainsi que des gains de productivité partout où l’automatisation sera efficace. La jeune histoire des technologies de l’information nous rappelle que le recours à l’automatisation peut apporter des gains significatifs pour toutes les tâches consommatrices de temps. Dernier exemple en date : la validation et la signature de documents. Selon une étude du site américain FreshBusinessThinking, 80% des managers perdraient jusqu’à une heure par jour à valider et signer des documents papier à cause d’allers-retours incessants. Intégrer de l’automatisation lors de l’approbation et la signature des contrats ou de processus internes permet un gain de temps appréciable grâce à l’usage de la signature électronique. Avec un retour sur investissement d’environ six mois, cette solution se traduit très vite par des gains de productivité. De nombreuses entreprises, parmi lesquelles les grandes banques françaises, ont adopté la signature électronique et ce qu’elle sous-entend, c’est-à-dire la dématérialisation des documents papier et leur archivage électronique à valeur probante pour les contrats commerciaux.

Développer la santé au travail

Développer la santé au travail

Toujours au sujet du stress, il ne faut pas sous-estimer l’autre source que représentent les facteurs personnels ainsi que la vie personnelle du salarié. C’est un fait, chacun a ses propres mécanismes de réaction face aux situations de la vie. Ils dépendent dans une large mesure du développement du cortex préfrontal. Là où un objectif annuel élevé va créer du stress chez un commercial, un autre va sentir au contraire galvanisé et stimulé, car il sentira au fond de lui qu’il pourra l’atteindre. Le premier fabriquera du cortisol, le second de l’adrénaline. L’autre facette à prendre en considération concerne bien sûr la vie privée du salarié. S’il a des difficultés préoccupantes dans sa vie personnelle, un divorce en cours ou un enfant malade, cela se ressentira automatiquement sur la qualité de son travail. Si sa santé personnelle traverse une passe difficile, il en sera de même. Conclusion, il est donc tout aussi important que le salarié se sente bien dans son entreprise que dans sa vie privée pour que sa productivité soit optimale. Tout stress impactera  les deux aspects de sa vie.

Devenir Chief Happiness Officer

Devenir Chief Happiness Officer

C’est au bout de ce travail de repérage qu’il faudra envisager la mise en place progressive de solutions de bien-être dont l’efficacité aura été prouvée scientifiquement. Les outils de gestion du stress, qui ne manquent pas sur le marché, sont les premiers à considérer. L’expérience d’entreprises telles Google ou Citibank montre que les techniques de méditation conviennent mieux que les techniques inspirées de la relaxation. Deux techniques de méditation sortent du lot, la méditation transcendantale, celle qui offre les meilleurs résultats selon plusieurs recherches scientifiques, et la méditation de la pleine conscience qui rencontre un certain succès dans les milieux hospitaliers. Toutes deux doivent être introduites sur la base du volontariat. Selon la taille de l’entreprise, la salle de sport et de Yoga est un bon complément aux outils de stress à mettre à disposition des salariés. Clé de voûte de tout programme de qualité de vie au travail, l’organisation du temps de travail devra être intégrée progressivement à la culture de l’entreprise. Les nombreux apports de l’Ayurvéda en termes de prévention permettront d’améliorer le fonctionnement du salarié, l’aidant à améliorer sa vie dans l’entreprise comme hors de l’entreprise.

 

Jo Cohen, Consultant en Ressources Humaines
[1]The Workforce View in Europe 2015⁄16

 

3 réflexions au sujet de « Comment mettre en place un programme de qualité de vie au travail en toute connaissance de cause ? »

  1. JACQUELINE

    bonjour JO
    Je me rends compte qu’il est encore très difficile d’améliorer la qualité de vie au travail
    c’est vrai que beaucoup d’études ou autres tirent la sonnette d’alarme mais dans la pratique il n’y a pas beaucoup de monde qui font le nécessaire pour que le travail soit plus serein moins stressant, ……
    de nos jours, l’argent est le facteur premier dans le monde du travail, etc…… il faut toujours produire plus, vite, bien, etc…… et on se rend compte que faire vite ne rime pas forcément avec bien et encore moins avec le bien être des personnes à la base qui chaque jour oeuvrent pour ça
    il faut vraiment un GROS travail pour que cela se mette en place progressivement, mais durablement
    Jacqueline

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  2. Agostini

    Bonjour,

    Je m’intéresse depuis quelques années à la qualité de vie au travail et je reste persuadée que proposer à ses collaborateurs un temps de bien être c’est l’assurance d’équipe motivée plus détendue et d’une ré dynamisation du travail d’équipe.
    Mon objectif est d’aider à la gestion du stress et d’apporter du bien etre au sein des entreprises en proposant des ateliers de massages , d’auto massages, de gymnastique faciale basées sur des techniques simples et efficaces faciles à mettre en place.

    Je reste à votre disposition pour toute informations complémentaires

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    1. Jo Cohen Auteur de l’article

      Bonjour Fred

      Merci de partager votre expérience.
      Si les entreprises s’ouvraient à la qualité de vie au travail, on pourrait même espérer un changement du climat social qui en aurait bien besoin.
      Cordialement
      Jo Cohen

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