Il est grand temps de sauver la pratique des réunions

Les cadres  font autre chose en réunion

Les cadres font autre chose en réunion

S’il est une pratique d’entreprise qui cumule autant de critiques que la messagerie électronique, c’est bien celle des réunions. La presse économique aborde régulièrement le sujet, affirmant que 32 % cadres auraient avoué s’être endormi au moins une fois pendant une réunion. Le magazine Challenges titrait récemment[1] sa rubrique ‘A la Une’ : « les cadres attentifs en réunion… pendant 52 minutes » ! Il s’agit bien sûr d’une moyenne tirée de l’enquête réalisée par l’Ifop pour le compte du site spécialisé en réunions d’entreprise Wisembly.  Elle montre que plus de 8 cadres sur 10 s’occupent en faisant autre chose en réunion : ils lisent et répondent à des emails ou à des SMS (51%), travaillent sur d’autres dossiers (49%), dessinent (37%), jouent sur leur smartphone (10%), consultent les réseaux sociaux (8%), organisent leur week end ou vacances (7%) ou accèdent à des sites de rencontre (2%).  Ils sont 23% à perdre le fil avant moins de 30 minutes. Seuls 37% disent tenir une heure ou plus alors que plus du quart avouent qu’il leur est arrivé de sortir de réunion sans savoir ce qu’ils devaient faire et autant sans connaître l’ordre du jour. Ils seraient aussi 15% à dire qu’il leur arrive de sortir de réunion en étant incapable de restituer ce qui venait d’être dit ou décidé.

Ce constat pour le moins inquiétant est-il spécifique à la France ? Si les chiffres montrent que les entreprises françaises recourent plus souvent aux réunions, le problème ne se limite pas à l’hexagone. Les critiques sont partout pareilles. 70% des entreprises françaises planifient au moins sept réunions par semaine contre 55 % chez nos voisins européens et aux Etats-Unis. Résultat : les cadres français passeraient un tiers de leur temps en réunion, soit seize années sur vie professionnelle de quarante selon une estimation du cabinet Perfony! Le plus grave dans cette histoire est que 9 cadres sur 10 se sentent inutiles en réunion si l’on en croit le sondage Ifop pour le site Wisembly, proportion plus marquée chez les moins de 35 ans. Cette appétence pour les réunions pèse lourd sur le budget des entreprises puisque, toujours selon Perfony, organiser une réunion hebdomadaire de deux heures pour 200 participants avoisine le million d’euros sur l’année. Autre estimation édifiante, le coût du temps passé en réunion chaque année pour une entreprise de 500 personnes avoisine les 2 millions d’euros. Que conclure au vu de tous ces chiffres ? Si les réunions sont jugées trop coûteuses et peu efficaces, deux questions légitimes se posent : Comment les rendre plus efficaces ? Comment en diminuer le nombre ?

Consulter ses emails en réunion...

Consulter ses emails en réunion…

De nombreuses réponses sont suggérées par les cabinets de conseil en management. Elles s’adressent à toutes les formes de réunions, du ‘conference call’ au ‘brainstorming’ en passant par le ‘débriefing’ ou le bon vieux séminaire. Meilleure préparation en amont, meilleur suivi en aval, mesure de performances… les listes de bonnes pratiques ne manquent pas alors que les résultats sur le terrain restent aléatoires car elles ne traitent que les aspects formels des réunions. Très utiles, les logiciels d’aide à l’organisation de réunions s’inscrivent dans cette logique. Leur but : rendre les réunions plus collaboratives en offrant un cadre unifié pour la préparation, la conduite et le suivi et en évitant les pertes de temps. Aux Etats-Unis, où la chasse aux réunions est devenue une pratique systématique, l’usage de l’email, de la vidéo sur le réseau social de l’entreprise ou du webinaire – véritable conférence sur Internet – permet de diminuer le nombre de réunions.  Les nouvelles technologies sont très utiles de ce point de vue car elles diminuent de manière sensible le nombre de réunions physiques et favorisent des réunions plus courtes. Elles facilitent aussi le suivi grâce à de nouveaux systèmes qui permettent de projeter en temps réel la transcription de ce qui se dit pendant la réunion. Pour intéressant qu’il soit, ce foisonnement technologique ne doit pas faire oublier que la messagerie et la réunion (physique ou virtuelle) fonctionnent tels des vases communicants. Viendra sûrement le jour où l’on dira qu’il y a trop de webinaires, de même que l’on dit aujourd’hui qu’il y a trop d’emails et trop de réunions !

Le manque d'attention est le dénominateur commun

Le manque d’attention est le dénominateur commun

La véritable question qui se pose est de savoir comment restaurer l’efficacité des réunions ? La réponse s’impose d’elle-même : en réintégrant la dimension de l’individu, occultée dans toutes les listes de bonnes pratiques. Dans un récent entretien accordé aux Echos, Patrick Bois, directeur d’Albus Conseil, explique que « s’attaquer aux réunions, c’est abattre la bête parce qu’elle est essoufflée… ce qui revient à jeter le bébé avec l’eau du bain ». L’expert est formel : on ne peut donc dire qu’il y aurait trop de réunions dans les entreprises. Car la « ré-union » est la raison d’être de l’entreprise, une « union à nouveau » qu’il faut recréer en permanence car l’entreprise doit construire son unité à partir de la diversité des individus qui la composent. Si ce sens originel s’est perdu ainsi que le montrent les statistiques évoquées plus haut, c’est d’abord en raison des méfaits du stress sur le personnel des entreprises. Or nous savons que le stress a un effet négatif sur la performance de l’individu et qu’il diminue sa capacité d’attention. Les analyses EEG montrent que le manque d’attention dont souffrent la majorité des cadres qui participent aux réunions est lié à un déficit d’ondes alpha qui accompagnent la relaxation, notamment dans le cortex préfrontal, et à un excès d’ondes thêta qui traduisent une suractivité d’interprétation dans la zone occipitale du cerveau.

Méditer en groupe pour démarrer la réunion

Méditer en groupe pour démarrer la réunion

Ainsi donc, le cadre qui aura été sur-sollicité toute la matinée à lire et répondre à des emails arrivera à la réunion de 14 heures avec l’estomac noué, le mental perturbé, incapable de rester focalisé à cause du travail en mode zapping de la matinée et de la frustration engendrée par le retard pris sur le dossier qu’il doit remettre en fin de mois. Au moindre décrochage ou signe de vagabondage mental, ce cadre perdra le fil de la réunion et cherchera une activité de substitution en jouant, en organisant son week end ou en répondant à d’autres emails ! Censées remettre de l’ordre dans le cerveau, les techniques de méditation ont un effet mesurable sur les EEG : elles combattent le stress en faisant basculer le fonctionnement du cerveau de l’activité des ondes béta et théta à la relaxation et au repos des ondes alpha. Elles préservent ainsi la productivité intrinsèque du cadre. Le manager qui aura décidé de la tenue de la réunion n’échappera pas non plus aux méfaits du stress. S’il n’a pas le leadership suffisant pour avoir une vision précise du but recherché lors de la réunion, il aura tendance à les multiplier afin d’affirmer de manière artificielle son autorité. Quoi de plus simple alors que de passer les premières minutes de la réunion à méditer en groupe ? C’est le sésame pour restaurer la « ré-union » des participants autour du silence, de l’écoute et de l’attention. Google et bien d’autres sociétés de la Silicon Valley l’ont compris et mis en pratique. Une méditation en groupe est programmée au début de chaque réunion.

 

Jo Cohen

 

 

 

 

 

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[1]                               Cet article a été publié le 24 mars 2015.

4 réflexions au sujet de « Il est grand temps de sauver la pratique des réunions »

  1. JACQUELINE

    Bonjour JO
    Je suis tout à fait d’accord avec l’article, les réunions sont parfois longues et à un moment les participants décrochent.
    Méditer avant de commencer une réunion, ou même une activité, ou la journée de travail serait je n’en doute pas un atout majeur pour le bon déroulement de la réunion, de l’activité, ou de la journée de travail.

    mais combien d’entreprises, de collectivités locales (je travaille dans une mairie) le font ?????? pas beaucoup
    je trouve que la France est à la « traine » pour beaucoup de choses
    amicalement
    Jacqueline

    Répondre
    1. Jo Cohen Auteur de l’article

      Bonsoir Jacqueline

      Certaines entreprises commencent à s’y mettre mais dans le fond, tu as raison, la France est à la traîne dans beaucoup de domaines.
      Trop de français « managent » leur stress avec neuroleptiques, drogues, alcool, etc avec effets secondaire graves alors qu’il y a la méditation qui fait mieux sans effet secondaire.
      A nous de répéter le message, ils finiront pas entendre et voir où est leur intéret.

      Bonne soirée

      Jo

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  2. Sérougne Jean-Marc

    Très bonne analyse des pratiques de réunion en entreprise. Je confirme l’énorme retard de notre pays dans la gestion du stress. En fait le niveau de stress est tel qu’il ferme les esprits aux approches innovantes, ce qui augmente encore le stress et le manque d’efficacité, ne parlons pas d’efficience! Normalement les systèmes qui se referment sur eux-mêmes sont voués à une disparition plus ou moins rapide, ce qui est plutôt inquiétant. Reste que la globalisation des activités économiques empêche cette fermeture d’être complète et pleinement opérante. En tout cas le salut ne viendra pas cette fois ci du pays des Lumières!

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